做醫(yī)療器械的都知道，質(zhì)量管理體系（QMS）是企業(yè)的生命線，而像質(zhì)量手冊、程序文件這些，就是體系運行的“憲法”和“操作指南”。最近有朋友在自查或者迎檢時發(fā)現(xiàn)了一個問題：質(zhì)量手冊或者相關(guān)的程序文件，比如設(shè)計控制程序，發(fā)布生效的時間，竟然比產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)過程中具體的策劃評審、輸入評審、輸出評審的時間還要晚。這感覺就像是比賽規(guī)則在比賽進行到一半才公布，明顯不合理嘛！這種情況該怎么辦呢？別慌，咱們一步步理清楚，找到合規(guī)的解決路徑。

第一步：準(zhǔn)確識別問題性質(zhì)與潛在影響

首先得明白，這絕不僅僅是個文件日期填錯了的小疏忽。它暴露了質(zhì)量管理體系在建立或運行初期可能存在的一個大漏洞：研發(fā)活動沒有真正被納入質(zhì)量管理體系的管理框架內(nèi)。

1.法規(guī)怎么要求的？《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》（國家食品藥品監(jiān)督管理總局公告2014年第64號）是咱們的基準(zhǔn)線。它明確要求企業(yè)必須建立與實際生產(chǎn)情況相符的質(zhì)量管理體系，并且這個體系必須覆蓋產(chǎn)品實現(xiàn)的全過程，其中就包括設(shè)計和開發(fā)活動。質(zhì)量手冊是對整個質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性描述，程序文件則是具體活動的操作規(guī)程。設(shè)計開發(fā)的策劃、輸入、輸出評審，是設(shè)計控制的關(guān)鍵節(jié)點，是確保產(chǎn)品設(shè)計符合用戶需求和法規(guī)要求的重要保障環(huán)節(jié) 。

2.問題出在哪？文件發(fā)布時間晚于評審時間，意味著在進行這些關(guān)鍵評審活動時，指導(dǎo)評審如何進行、記錄如何保存、職責(zé)如何劃分、批準(zhǔn)流程是什么等的正式規(guī)則（即文件）可能還不存在，或者尚未生效。這就導(dǎo)致了一個很嚴(yán)重的問題：評審活動本身可能缺乏有效的體系依據(jù)和約束，其規(guī)范性和有效性就存疑了。評審記錄是否完整、評審結(jié)論是否充分、問題是否得到有效解決，這些都難以保證其符合體系要求。

3.會有什么后果？在藥監(jiān)部門的體系核查或產(chǎn)品注冊審評中，這會被視為一個嚴(yán)重的“體系未有效運行”或“設(shè)計控制缺失”的不符合項。輕則要求整改，延誤產(chǎn)品上市時間 ；重則影響注冊審批，甚至因體系運行失效導(dǎo)致已上市產(chǎn)品被要求召回。這可不是危言聳聽，文件不合規(guī)是導(dǎo)致產(chǎn)品上市延遲的常見原因之一 。

第二步：深入查找問題產(chǎn)生的根源

光知道問題不行，得挖出根子在哪里，才能徹底解決，防止再犯。常見的原因有這幾個：

1.體系建立滯后于研發(fā)項目啟動：很多初創(chuàng)企業(yè)或者新項目團隊，常常是研發(fā)項目先熱火朝天地干起來了，為了趕進度，先做了策劃、輸入甚至輸出了，才想起來或者才開始著手搭建完整的質(zhì)量管理體系，編寫質(zhì)量手冊和程序文件。這就必然導(dǎo)致文件發(fā)布時間晚于早期研發(fā)活動。

2.體系文件編寫與實際運行脫節(jié)（“兩張皮”）：另一種情況是，體系文件可能是后期“補”的或者照搬模板，沒有真實反映企業(yè)實際的研發(fā)流程和操作。在編寫文件時，可能回溯性地把之前已經(jīng)發(fā)生的評審活動日期填了進去，卻沒有意識到文件生效日期必須早于其所管控的活動日期這個基本邏輯。提到文件編寫要“文字表達(dá)準(zhǔn)確、條理性強、內(nèi)容完整”，與實際脫節(jié)顯然不符合這要求 。

3.文件控制程序執(zhí)行不到位：即使體系建立時間合適，如果文件從起草、審核、批準(zhǔn)到發(fā)布生效的流程（即文件控制程序）管理混亂，比如審批拖延、發(fā)布延遲，或者新舊版本切換不清，也可能導(dǎo)致新文件未能及時覆蓋已開展的評審活動。第二十五條明確要求企業(yè)必須建立文件控制程序，確保文件的系統(tǒng)設(shè)計、制定、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放 。

4.對“納入體系管理”理解偏差：可能有人誤以為“納入體系管理”就是研發(fā)部門按自己習(xí)慣做，最后把記錄交給質(zhì)量部存檔就行了。這是大錯特錯的。納入體系管理意味著研發(fā)活動的每一步，包括策劃、輸入、輸出評審，都必須嚴(yán)格按照體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件）規(guī)定的流程、職責(zé)、記錄要求來執(zhí)行。

第三步：采取有效的糾正與預(yù)防措施（CAPA）

發(fā)現(xiàn)問題，找到根因，接下來就是動手解決了。核心目標(biāo)是：確保后續(xù)所有活動嚴(yán)格在有效文件管控下進行，并對前期可能存在風(fēng)險的活動進行補救評估。

1.立即評審前期受影響的活動：

（1）重新評估：組織相關(guān)人員（研發(fā)、質(zhì)量、法規(guī)等），對文件發(fā)布前已進行的設(shè)計開發(fā)策劃評審、輸入評審、輸出評審活動進行全面的回溯性評審。

（2）評審重點：當(dāng)時的評審過程是否符合（即使當(dāng)時文件尚未發(fā)布）質(zhì)量體系應(yīng)有的原則？比如，策劃是否充分？輸入是否完整清晰并被批準(zhǔn)？輸出是否滿足輸入要求？評審是否由所有相關(guān)部門參與？問題是否被提出并跟蹤？記錄是否完整？評審結(jié)論是否合理？

（3）風(fēng)險評估：基于回溯評審的結(jié)果，評估這些在文件管控缺失情況下進行的評審活動，是否對產(chǎn)品的安全性、有效性、合規(guī)性帶來了不可接受的風(fēng)險。這需要結(jié)合產(chǎn)品特性、評審的充分性、發(fā)現(xiàn)問題的嚴(yán)重性等綜合判斷。

（4）記錄與報告：將回溯評審的過程、發(fā)現(xiàn)、風(fēng)險評估結(jié)論以及任何必要的補救措施（如補充評審、補充驗證/確認(rèn)）詳細(xì)記錄。這份記錄本身就是CAPA的重要證據(jù)。

2.修訂或確認(rèn)現(xiàn)有文件并嚴(yán)格執(zhí)行：

（1）檢查適用性：檢查當(dāng)前已發(fā)布的質(zhì)量手冊和相關(guān)程序文件（特別是設(shè)計控制程序）是否準(zhǔn)確、完整地規(guī)定了設(shè)計開發(fā)策劃、輸入、輸出評審的要求（誰做、怎么做、記錄什么、怎么批準(zhǔn)等）。如果規(guī)定本身沒問題，則進入下一步。如果規(guī)定本身不完善，需先修訂文件。

（2）正式發(fā)布與培訓(xùn)：確保所有相關(guān)文件（修訂后或確認(rèn)有效的版本）正式發(fā)布并生效。對研發(fā)及相關(guān)部門的員工進行強制性的、有效的培訓(xùn)，確保他們理解并掌握文件要求。保留培訓(xùn)記錄。

（3）嚴(yán)格執(zhí)行：要求后續(xù)所有的設(shè)計開發(fā)活動，尤其是即將進行的評審（如設(shè)計驗證評審、設(shè)計確認(rèn)評審、設(shè)計轉(zhuǎn)換評審等）以及后續(xù)新項目的策劃、輸入、輸出評審，必須嚴(yán)格依據(jù)現(xiàn)行有效的文件規(guī)定執(zhí)行。確保每一步都有據(jù)可依，記錄完整可追溯。

3.強化文件控制與體系監(jiān)控：

（1）審視文件控制程序：回顧并優(yōu)化文件控制程序，確保流程高效，避免審批和發(fā)布環(huán)節(jié)的拖延。明確文件的生效日期管理，確保新文件在相關(guān)活動開始前生效。

（2）加強內(nèi)審與管理評審：增加對設(shè)計控制過程以及文件控制程序執(zhí)行情況的內(nèi)部審核頻率和深度。在管理評審中，必須將此類問題、采取的糾正預(yù)防措施及其有效性作為重要輸入進行評審 （5.6.2 評審輸入包括糾正措施、預(yù)防措施等）。提到管理評審要評價改進機會和體系變更需求 。

（3）建立預(yù)防機制：在新項目啟動或體系建立初期，就將質(zhì)量管理體系文件的建立、發(fā)布與生效時間作為關(guān)鍵節(jié)點納入項目計劃。確保體系文件，特別是核心綱領(lǐng)和關(guān)鍵程序，必須在相關(guān)研發(fā)活動啟動之前就位并生效。

第四步：持續(xù)維護體系的有效性

解決了眼前的問題還不夠，關(guān)鍵在于如何讓體系持續(xù)健康運行，避免類似問題再發(fā)生。

1.強調(diào)“質(zhì)量源于設(shè)計”：把“研發(fā)活動必須全程在質(zhì)量管理體系框架下進行”的理念深植企業(yè)文化。設(shè)計開發(fā)不是獨立的“技術(shù)活”，而是受控的體系過程，早期階段尤其關(guān)鍵。強調(diào)體系的目標(biāo)是持續(xù)生產(chǎn)安全有效的產(chǎn)品，這始于設(shè)計 。

2.動態(tài)更新文件：隨著法規(guī)更新提到管理評審要考慮適用的新法規(guī) 、技術(shù)進步、流程優(yōu)化或問題反饋，要及時評審和更新相關(guān)體系文件，確保其持續(xù)適宜性、充分性和有效性。但更新要有依據(jù)，不是為了改而改，也提到法規(guī)不希望企業(yè)頻繁修改文件，而是保障持續(xù)生產(chǎn) 。

3.定期深度內(nèi)審與管理評審：將設(shè)計控制過程、文件控制過程作為內(nèi)審的重點關(guān)注領(lǐng)域。管理層通過定期管理評審，監(jiān)控體系整體績效，包括CAPA措施的效果，確保體系持續(xù)改進。

總結(jié)：

遇到質(zhì)量手冊等文件發(fā)布時間晚于產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)的關(guān)鍵評審時間這種情況，核心在于認(rèn)識到這反映了“研發(fā)活動未真正納入質(zhì)量管理體系管理”的實質(zhì)性問題。依據(jù)《醫(yī)療器械生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》，企業(yè)應(yīng)建立與實際相符的質(zhì)量管理體系，并將研發(fā)活動納入質(zhì)量管理體系管理。對于自查發(fā)現(xiàn)的此類問題，必須通過系統(tǒng)的糾正預(yù)防措施（CAPA）來有效控制：立即回溯評審前期活動并評估風(fēng)險；確保現(xiàn)有文件適用并強制執(zhí)行；強化文件控制與體系監(jiān)控。最終目標(biāo)是實現(xiàn)研發(fā)活動全過程受控，確保持續(xù)生產(chǎn)出安全有效的醫(yī)療器械產(chǎn)品 。記住，體系是活的，需要用心維護，才能成為產(chǎn)品合規(guī)上市和長久發(fā)展的堅實后盾。